Büchereien: Vorstellung “Organisationsentwicklung” und erste Reaktionen aus der Belegschaft

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Nur in der Bewegung ist Leben. Wenn ein perfektes Walzerpaar in fliegender Drehung über das Parkett schwingt, löst es elegant viele hochkomplexe Aufgaben. Die beiden beherrschen ihre Schritte im Schlaf, stimmen sich laufend aufeinander ab, nehmen die Tempowechsel mit und flirten dabei noch mit funkelnder Lebensfreude. (http://www.conecta.com/)

 

“Betreff: Organisationsentwicklungsprozess”

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wie im Mail von Mitte April angekündigt, hat letzten Montag im Rahmen des beabsichtigten Organisationsentwicklungsprozess das konstituierende Meeting des Vorbereitungsteams stattgefunden. Die Arbeit lief in einem sehr offenen und konstruktiven Klima ab. Sie war von C/O/N/E/C/T/A gut vorbereitet worden und wurde von Karl Prammer engagiert und allparteilich moderiert.

Neben der Klärung offener Fragen bzw. Punkte zur inhaltlichen und organisatorischen Anlage der Vorphase des Vorhabens bis zum Sommer, wurde ein “offener Interviewleitfaden” entwickelt und zweckmäßige Gruppenformationen für die für Ende Mai, Anfang Juni geplanten Interviews erarbeitet. Ziel und Zweck dieser Interviews ist das Einfangen der grundsätzlichen Vorstellungen der MitarbeiterInnen der Büchereien Wien zu inhaltlichen und vorgehensseitigen Schwerpunkten eines effektiven Organisationsentwicklungsprozesses. Zum Beispiel:

/ Wozu fehlen strategische Orientierungen oder besteht Adaptierungs- bzw. Präzisierungsbedarf zur existierenden Strategie?

/ Welche vorhandenen bzw. heute (noch) nicht existierenden Strukturen, Instrumente, Leistungen sollten im Rahmen eines extern begleiteten und hoch beteiligungsorientiert angelegten Weiterentwicklungsprozesses unbedingt beleuchtet und hinterfragt werden?

/ Was sind hierzu wichtige bewahrenswerte Aspekte und wozu besteht großer Handlungsbedarf?

/ Worauf ist, um mit dem Vorhaben erfolgreich zu sein, bei einer solchen Entwicklungsarbeit hausintern aber auch mit Blick auf die relevanten externen Umwelten besonders zu achten?

/ Bezüglich welcher Punkte kann auf eine breit abgesicherte gemeinsam getragene Sichtweise gebaut werden und wo gilt es bestehende unterschiedliche Sichtweisen konstruktiv aufzuarbeiten?

Es sind zwölf Interviewgruppen mit jeweils ca. drei MitarbeiterInnen geplant. Die Interviews werden von Univ.Doz. Karl Prammer und Prof. Alfred Janes, beide von C/O/N/E/C/T/A unter Wahrung der Anonymität der Aussagen auf Basis des erarbeiteten Leitfadens durchgeführt. Diese werden jeweils ca. 1¼ bis 1½ Stunden dauern. Die Ergebnisse werden von den beiden Beratern zum einen ins Vorbereitungsteam eingebracht, damit dessen Mitglieder darauf aufbauend den inhaltlichen und organisatorischen Projektrahmen für das eigentlichen Entwicklungsvorhaben erstellen können. Zum anderen werden diese zum Projektstart – wahrscheinlich gegen Ende des Sommers – den Interviewten und Ihnen allen präsentiert.

Die nächsten Schritte bis dorthin sind:

/ Ansprechen der durch das Vorbereitungsteam für die einzelnen Interviewgruppen benannten ca. 30 MitarbeiterInnen. Die Auswahl wird primär nach zwei Gesichtspunkten erfolgen:

1. dem Spezialfokus der einzelnen Gruppe gerecht werden (Kinder, Inkuba, Media Wien, Verwaltung, Strategie/PR, kl.Zweigstellen, gr.Zweigstellen, Hauptbücherei, engagierte PensionistInnen, Lehrlinge, Dienstalte, Dienstjunge)

2. über alle Gruppen hinweg eine höchstmögliche Repräsentation aller Regionen und Funktionsgruppen sicherstellen.

/ Durchführen der Interviews an einem noch auszuwählenden Ort außerhalb der Büchereien, der verkehrstechnisch leicht erreichbar ist. Als Termine wurden der 30.Mai sowie der 4. und 5. Juni vereinbart.

/ Diagnose- und Konzeptions-Workshop des Projektvorbereitungsteams am 28./29.Juni

/ Meeting zum Feintuning des Projekts und zur Vorbereitung der Rückmeldung an Sie alle durch das Projektvorbereitungsteam. Ins Auge gefasster Termin: 5. oder 6. Juli

/ Notwendige Vorbereitungen für den Start des eigentlichen Organisationsentwicklungsprojekts treffen; – Projektgremien (EntscheiderInnen-Gremium, Kernprojekt-Team, andere Repräsentations-/Mitwirkungs-“Gefäße”) mit VertreterInnen aus den einzelnen Bereichen/Funktionsgruppen beschicken, Verträge mit der externen Begleitung aushandeln, Vorhaben in relevanter magistraler/politischer Umwelt absichern. Geplanter Start: Frühherbst.

Nach dem ergiebigen Auftakt blicken wir mit Zuversicht auf das Gelingen dieses Vorhabens. Um interne Verbesserungs- und Entwicklungspotentiale zu heben, um unseren Zielgruppen weiter ein zweckmäßiges – und zukünftig eventuell noch attraktiveres – Leistungsangebot garantieren zu können, und um die Stellung und Zukunft der Büchereien in Wien nachhaltig abzusichern, bitten wir Sie, sich aktiv ins Vorhaben einzubringen. Herzlichen Dank!

Mit freundlichen Grüßen
[Leitung der Büchereien]

für das Vorbereitungsteam

[besteht aus:]Abteilungsleiterin der MA 13
Leiterin des Bereiches “Bildung” der MA 13

Wirtschaftliche Leiterin der Büchereien
Bibliothekarischer Leiter der Büchereien

Leiter der Hauptbücherei
Leiter eines zentralen Referats der Büchereien
Leiterin einer “Stützpunktbücherei”
Leiter einer Büchereizweigstelle

Personalvertreter FSG
Personalvertreter KIV

 

Erste Reaktionen:

  • Also wir haben das rasch durchgelesen. Ein Deutsch ist das und Fehler gibts auch, dann noch so Wörter wie „Dienstalte”!
  • Ich hatte nach dem Lesen Kopfweh – ist das Absicht?
  • Habe nun nochmals das Traktat konzentriert durchgelesen. Dennoch bin ich ein wenig ratlos.
  • Weiß eigentlich nicht genau, was das Ganze soll und sind wir da alle eingebunden?????
  • Ehrlich gesagt, das ist so geschrieben, dass es kaum zu verstehen ist. Ob da was dahinter steckt?
  • Wir brüten über den Text, je öfters wir diesen Schwachsinn lesen, desto verwirrter werden wir.
  • Die fünf Punkte (jeweils nach /) sind so wolkig formuliert, dass man sich gar nichts vorstellen kann. Statt dieser Firma sollte besser Frau Holle engagiert werden, die kann es dann aus ihrer Tuchent auf uns herunterschneien lassen………
  • Wäre es nicht effizienter, weil Zeit und Tipparbeit sparend, von “LeserInnen” zu schreiben statt von „relevanten externen Umwelten?” ;-)
  • versteh ich das richtig, dass ein paar Leute ohne Möglichkeit der Vorbereitung etwas mehr als 1 Stunde interviewt werden, und daraus sucht sich das Entscheider-Gremium was aus??? da wir keinerlei Vorinfo und nichts bezüglich Absichten oder Konzept gekriegt haben, scheint mir das eher bedenklich…
  • Er soll sichs in…
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2 Kommentare

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